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No es misión imposible

¿Conseguir implantar las hojas de tiempo en una agencia?

Publicado por Mathieu Dubois en Agencias hace 2 años
 Business Manager de Paprika, Software de gestión y contabilidad para agencias creativas (agencias de: Publicidad, Marketing, Relaciones Publicas, Eventos, Diseño y Comunicación)
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Hay agencias que quieren implantar las hojas de tiempo pero no saben cómo. Aquí me dirijo a los que creen en ellas y, particularmente, a los que aún no han conseguido implantarlas.

La estrategia y metodología serán claves en la implantación, que se resume en tres fases:

Antes de la implantación

  • Tener muy claro el análisis que queremos conseguir: informes, periodicidad, KPI, etc. Los informes deben ir estrictamente dirigidos a las decisiones estratégicas que la agencia desea tomar. Cada informe debe tener su objetivo bien definido. Involucrar a los empleados clave de la agencia, en cuanto a la definición de los mismos, es también una buena estrategia.
  • Realizar una campaña interna de comunicación antes de implantarlo. El éxito de la implantación es conseguir que TODOS participen, que lo hagan a diario y lo vean útil, no únicamente como una forma burocrática y exhaustiva de control. Explicar el por qué (exponer claramente los informes que se quieren conseguir y las decisiones que el registro de horas permitirá realizar con una total transparencia), el cómo (exponer el sistema que se va a usar, explicar que habrá formaciones, apoyo) y el cuándo se va a poner en marcha.
  • Nombrar a un especialista, ya sea una persona interna o una empresa especializada, que será el encargado de ayudar a los empleados en el momento de la puesta en marcha y de realizar el seguimiento hasta haberlo implantado.
  • Redactar un documento con la normativa del registro de horas y la guía de uso.
  • Elegir la herramienta idónea que permitirá conseguir ese análisis, que puede ser algo tan sencillo como hojas Excel predefinidas, un sistema a medida, un software especializado, etc.

Durante la implantación

  • Formación: aunque la propia introducción de las horas debe ser algo sencillo e intuitivo, las dudas surgen, normalmente, en la elección del proyecto que corresponde a la hora trabajada. El proceso de formación es, en este caso, imprescindible.
  • Revisar a diario, al principio de la implantación, la veracidad de la información introducida, corregir errores y explicar el por qué a los empleados. Las mesas redondas y las reuniones internas son ideales para exponer los errores más comunes.
  • Replantear la analítica inicial en el caso de “complicación extrema”. Demasiada información puede tener efectos negativos.
  • No hacer excepciones en el registro de horas. La Dirección y el Departamento Financiero deben cumplir también, para ser un ejemplo y mostrar la misma transparencia.

Después de la implantación

  • Ahora, el objetivo principal es mantenerlo a largo plazo. La clave reside en mantener el interés del usuario en la hoja de tiempos. Hacer públicos los informes es una táctica muy adecuada, ya que todos se sienten responsables de ello y ven su utilidad. Si el usuario ve un resultado de este esfuerzo que le pedimos, lo hará con mucha más dedicación y seriedad.
  • Y lo más importante: usar la información proporcionada por los informes. Se deben comunicar las decisiones, cuando se pueda, a los empleados.

Como conclusión, añadiría que no es tarea sencilla y, desde luego, es un gran rompecabezas en todas las agencias que he conocido. Es un proyecto ambiguo, normalmente puesto en marcha porque entra en “lo que debe hacer cualquier agencia bien organizada” y tiene esa falsa idea de “simplicidad”, cuando, realmente, es complejo. Por eso, se debe tomar como un proyecto muy serio, y la estrategia de puesta en marcha será clave, como en cualquier otro proyecto.

Desde luego, advertiría a cualquier agencia que tenga cuidado en no caer en esa falsa idea de simplicidad, omitiendo un análisis inicial. El fracaso de una primera “prueba” complica muchísimo los siguientes intentos, pero peor aún es no aplicar una metodología que asegure datos analíticos verdaderos, lo que podría llevar a tomar decisiones equivocadas. En este caso, es preferible no tener información, que tener información no fiable.

Una vez tomadas estas medidas, el siguiente reto es que las horas se introduzcan diariamente para asegurar la veracidad de la información. ¿Cómo conseguirlo?

Esto, lo abordaremos próximamente...

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