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Las redes sociales rápidamente se han convertido en un medio interactivo de comunicación y conexión que está en la mente y planes de negocios de la mayoría de los propietarios de negocios y empresas.
Pero a nivel personal, casi todos los que conocemos tienen una cuenta de Facebook, y es increíble como va en aumento el numero de personas que están blogueando acerca de la cotidianidad de sus vidas, o suben vídeos de fiesta y eventos del fin de semana pasado a YouTube.
Entonces, ¿cómo proteger su empresa cuando su personal está también envuelto en las redes sociales? La respuesta no es bloquear el acceso a Internet en el trabajo - después de todo, sus empleados pueden acceder directamente a Facebook utilizando sus teléfonos inteligentes desde sus escritorios. Las empresas tienen que desarrollar políticas de medios sociales que guían las acciones de los trabajadores en los medios de comunicación social; para el beneficio de la empresa y del empleado.
La mayoría de las políticas deben ser personalizadas y adaptadas a cada organización; el objetivo primordial debe ser eliminar la confusión por parte de los empleados, haciéndoles segura la participación en las redes sociales, para que no exista la constante necesidad de pedir orientación (o abordaje) del tema. Por lo tanto, una buena política de las redes sociales necesita una serie de elementos claves a fin de facilitar a los empleados seguirla sin sentirse restringidos pero debe ser lo suficientemente clara para ser interpretada por Recursos Humanos y Ejecutivos. Incluso si usted ya tiene una política, tal vez deba asegurarse de que está cubriendo los siguientes puntos:
Consideraciones Socio-Política de las Redes Sociales
1. Determina quien ha sido aprobado para hablar en nombre de la empresa en las redes sociales. Esto podría ser cualquier persona, o podría ser sólo las personas que han sido específicamente certificadas o capacitadas para hacerlo. Usted podría considerar los medios de red social, similar a los medios de comunicación tradicionales - después de todo, es probable que no permitiría a cualquiera hacer una entrevista de televisión en nombre de la empresa, así que ¿por qué permitir que cualquiera “twitee” para la empresa? Probablemente la persona "aprobada para hablar," será alguien que sirva para cualquier caso que se presente, pues incluso el más básico de los problemas de servicio al cliente, posiblemente tenga que ser analizado por su equipo de redes sociales.
2. Dejar en claro quién está autorizado a crear cuentas en las redes sociales en representación de la empresa. A pesar de que probablemente ya usted haya establecido su página de Facebook y otras presencias sociales, alguien en su organización puede tener la idea de que su sucursal o línea de productos necesita una cuenta propia de Twitter. Con el fin de mantener las cosas coordinadas, usted debe aseverar que todas las nuevas presencias sociales requerirán de aprobación/notificación; y especificar a donde recurrir por esa aprobación. Ejemplo: redessociales@suempresa.com
3. Establecer algunos límites para el contenido personal. Es probable que a usted no le importe si los “tweets” de sus empleados son acerca de sus hijos o de sus pasatiempos, por lo que será de mucha ayuda enseñarles dónde está la línea entre el contenido de trabajo y el contenido personal. Algunas políticas sugieren que mientras los empleados no estén hablando de temas relacionados con la empresa, todo lo demás es juego limpio.
4. Sin embargo, usted se da cuenta que el personal quiere hablar de su trabajo - después de todo, que pasan mucho tiempo pensando en temas de trabajo y este ocupa una gran parte de su día. Pero usted no desea que sus empleados promocionen o realcen la reputación de su marca sin la plena transparencia en su relación con la empresa. Así que deles algunas pautas sobre cómo incorporar la información de la industria o empresa en sus propias conversaciones sin violar la política. Esto podría significar que tienen que declarar su afiliación de la compañía en su perfil social (pero que sus opiniones son propias), o que se deben mencionar (el empleador) en sus tweets o mensajes blog personal.
5. ¿Quieres que tu personal contribuya en la amplificación de sus mensajes sociales - “retweeteen” (RT) su contenido o publiquen los artículos de la empresa en sus cuentas de Facebook cuando es apropiado para su público? En caso afirmativo, aclare este punto y ayude a su equipo a hacerlo. Pero tenga cuidado de no exigir esto a su personal, pues en realidad no es conveniente pedir a la gente que utilicen sus perfiles personales para los negocios, y podría presentar una mala imagen de su empresa si parece que usted está haciendo uso de su personal para que envíen mensajes de spam a su familia y amigos.
6. Defina que se considera información confidencial. Algunos contenidos pueden estar totalmente fuera de los límites de cualquier empleado para ser publicado. Esto probablemente incluye información confidencial, publicar algo negativo acerca de un competidor, o publicar cualquier cosa que pudiera infringir las leyes de propiedad intelectual. Si bien todo esto puede parecer obvio, coloquelo en la política de todos modos.
7. Indicar a los empleados la persona contactos en caso de dudas en este tema. Por lo menos, proporcionar una dirección de correo electrónico del Departamento de Relaciones Publicas del Departamento de Atención al Cliente dentro de la política.
8. Recordar a todos sobre la importancia del profesionalismo y el respeto por los demás. Esto parece ser evidente, pero dejelo por escrito. Los vídeos de la fiesta empresa con el jefe en la pantalla probablemente no van a ser bueno para su imagen corporativa.
Existen muchas otras políticas que pueden ser agregadas, pero como dije al principio, cambian de acuerdo a la naturaleza del negocio. Por ejemplo, si usted es el Director de un Colegio puede decirle a sus maestros y profesores que no pueden hacerse amigos en ninguna red social con padres, representantes o alumnos, especialmente si el alumno esta en su curso actualmente. Si usted es Director de una empresa sin fines de lucro que trabaja en la defensa de la justicia social, deberá notificarle a sus trabajadores sociales que no pueden aceptar como amigos personas que son sus clientes o pacientes.
Una buena política de los medios de redes sociales no se limita a una auto-expresión personal de sus empleados, sino que les hace evidente que dónde trazar la línea. Revise algunos ejemplos de las políticas corporativas de los medios de redes sociales, trabaje con recursos humanos o con los recursos legales de su empresa de ser necesario, y alivie el estrés de "debo o no debo" para su personal codificando sus deberes, para que al mismo tiempo usted pueda sentirse tranquilo y seguro.
