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Por encima de aspectos organizativos, asegurar la asistencia de nuestro target a un evento, es el aspecto más crítico que marcará el éxito o fracaso de la iniciativa. Algo que parece tan obvio, es un muchas ocasiones una actividad que queda en un segundo plano. El gran número de eventos que regularmente se celebran por parte de medios, empresas, asociaciones, etc. Junto con la disminución del presupuesto para proyectos (hablamos de eventos B2B), hace que cada vez sea más complicado atraer a decisores clave de empresas target.
Aunque existen una serie de condicionantes que influyen en el interés a la hora de asistir a un encuentro profesional, como son: La agenda, la ubicación y la relación con el organizador, también hay una serie de pasos que habría que seguir para alcanzar los objetivos de asistencia fijados. Empecemos a poner en marcha nuestro plan:
1. Define el target y la BBDD de convocados. Es imprescindible ser realistas a la hora de definir tanto el target como el número de asistentes que se pretende congregar a un evento. Este primer punto, suele ser el inicio del fracaso si no se analiza convenientemente.
2. Una agenda atractiva es clave para garantizar un interés inicial. Alinear el encuentro con algún topic (concepto de moda) del mercado y buscar un enfoque práctico, combinado con una propuesta lúdica original, que permita estrechar vínculos entre el equipo comercial y los asistentes, suele ser bien recibido.
3. Una vez definido el target y la agenda, prestaremos especial atención a la creatividad, siempre alineada a la imagen de la compañía, pero con algún distintivo, claim o concepto original. Posteriormente desarrollaremos el soporte que nos permita gestionar los inscritos. Una landing page con opción de registro On line, es lo más conveniente. También habrá que definir un diseño de emailing, una agenda en formato PDF y una creatividad para las acreditaciones y puesta en escena, principalmente.
4. Comenzar con un primer emailing a la BBDD al menos con un mes y medio de antelación. Sería conveniente una repetición quincenal, cambiando los mensajes y la creatividad. No es aconsejable superar el número de 3 envíos. No obstante, no se puede fiar el éxito de la convocatoria a esta acción, dado entre otras cuestiones, al ratio medio de apertura de estas acciones.
5. El telemarketing resulta la acción más conveniente para realizar convocatorias efectivas. Se suele alcanzar con facilidad unos ratios de inscritos que oscilan entre el 5 al 10% de los convocados. Nos aseguraremos que la invitación llega a nuestro target y estableceremos un contacto directo para explicar la importancia de la cita. En este punto es necesario contar con agencias especializadas que sean capaces de aportar BBDD en caso de que nos haga falta.
6. Las redes sociales, se convertirán en el apoyo adecuado para respaldar nuestra actividad de difusión. Puede ser interesante invertir recursos en alguna campaña de Social Media Ad´s, principalmente en redes profesionales como Linkedin. Una actividad cada vez más generalizada consiste en incluir el encuentro en alguna Apps, de las decenas que hay, orientadas a la divulgación de eventos profesionales.
7. 48h antes es recomendable una reconfirmación telefónica. Enviar una invitación física o la acreditación, disminuye la tasa de abandono. Aproximadamente el 20% de los inscritos, se dan de baja unos días antes, en las llamadas de reconfirmación. Además, en grandes ciudades, más del 30% de los inscritos reconfirmados no se presentan el día del encuentro. (no hay que darle más vueltas. Asumirlo y punto )
8. Dejamos el último apartado por ser el principal y desgraciadamente el más complicado de realizar, y no es otro que el de fomentar un alto grado de involucración del área comercial dentro de las acciones de convocatoria. El equipo comercial debe ser el principal interesado en tener a sus clientes y prospectos en el encuentro. Al menos un 40% de los asistentes, deberían venir por invitación directa de su comercial. En este apartado, el área de marketing, desgraciadamente, tiene un gran camino por recorrer.
