Antonio Gimeno Calvo, CMO y co-fundador de las empresas Coguan y hoyreka!, dirige las actividades de...
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Es habitual que dentro del plan de marketing de toda empresa exista un calendario de eventos sectoriales que pueden contribuir a la consecución de objetivos de generación de notoriedad de marca, tráfico a tu sitio web, contactos y ventas, pero sigo viendo expositores que dejan todo para el último minuto montando el stand cuando el evento ya ha comenzado y esto me ha servido para escribir el artículo siguiente.

Parece obvio pero no lo es a veces: no pierdas tu tiempo y el de tus compañeros en un evento que no lo merece. Hay que distinguir entre 3 tipos de eventos: aquellos en los que tienes que reservar un espacio y participar como expositor, otros en los que simplemente vas a asistir para considerar la exhibición en su próxima edición, y por último, los eventos de networking en los que simplemente vas con la intención de conocer a gente nueva y conseguir leads.

Voy a enfocar este artículo y mis consejos en el caso de que se haya tomado la decisión de participar en una exhibición como expositor con ejemplos de la preparación que hemos llevado a cabo para el evento Expo E-commerce celebrado los días 8 y 9 de junio.

Los 10 consejos

1. Identifica el perfil de la audiencia que atenderá el evento y crea una campaña de marketing y comunicación que permita darles a conocer la presencia de tu empresa en el mismo.

2. Si es un evento recurrente, pregunta a otros profesionales del sector sobre su experiencia en ediciones anteriores del mismo evento y qué funcionó bien para ellos. En este caso, hemos asumido el riesgo de participar en Expo E-commerce por las buenas impresiones que teníamos antes del evento.

3. Asegúrate de que tus clientes existentes y potenciales van a asistir al evento por medio de invitaciones personalizadas unas semanas antes del mismo y realiza labores de seguimiento telefónico para organizar reuniones.

4. Considera los aspectos logísticos del evento con detalles como el tipo de medio de transporte a usar para llevar todos los materiales al stand, a qué hora se puede efectuar el montaje del mismo, cómo se va a organizar el catering, etc. Actúa con precisión militar para hacer un reconocimiento del campo antes de la batalla.

5. Conoce bien el mapa de la exhibición para crear una estrategia y tácticas que permitan atraer a los visitantes a tu stand por medio de señalización de branding, ofrecimiento de publicidad sobre tu empresa indicando el número del stand, uso de azafatas o de actuaciones que permitan crear notoriedad.

6. Utiliza el social media con cuentas en Twitter, Facebook, YouTube, etc. para dar a conocer el evento y la participación de la empresa. Proporciona noticias de interés en tu blog y explica que es lo que van a poder observar si pasan por tu stand. Las demos siempre ayudan a vender el producto, y a no ser que tengáis conexión a Internet dedicada y a prueba de bombas, es más práctico grabar la demo. No confíes que lo que veis en la oficina lo veréis en el evento con cientos de personas colgadas al Wi-Fi.

7. Crea promociones que permitan atraer la atención de los visitantes. Por ejemplo: preparamos una edición limitada a 500 billetes de dólares americanos, que actúan como bono de 50€ para aquellos que nos visitaron al evento Expo E-commerce.

8. Busca colaborar con los organizadores del evento en aspectos relacionados con las diversas zonas y actividades que llevarán a cabo. En nuestro caso hemos buscado un patrocinio de la zona de animación con la retransmisión en directo de las entrevistas de esa zona a través de coguan.tv el primer canal audiovisual sobre publicidad online en español, con la colaboración de nuestro partner Northern Light Pictures.

9. Investiga y participa en las candidaturas a premios que se otorguen en el evento. Pueden ser organizados por la empresa que gestiona el evento o en ocasiones pertenecer a asociaciones o medios del sector que usan el evento como el lugar de celebración de los premios. En el caso de Expo E-commerce, los premios son organizados por ellos con un jurado para la mayoría de las categorías, y un par de premios especiales que los decide el voto online del público.

10. Se distinto. Comunica tus mensajes con creatividad y aumenta la notoriedad de marca con actividades que se salgan de lo normal. Para terminar el periodo de votaciones a los premios E-commerce lanzamos una serie de 5 videos llamada 21 días consiguiendo votos parodiando la serie 21 días de la cadena de televisión cuatro. Los videos fueron realizados en modelo “low-budget” con la intención de conectar con la audiencia de una forma distinta al resto de actividades desarrolladas para promocionar nuestra candidatura a los premios.

Conclusión

La preparación de un evento debe ser meticulosa para poder asegurar un alto porcentaje de éxito, y espero que los consejos te aporten alguna idea que no hayas considerado todavía.  No obstante, el trabajo más difícil es evaluar si realmente se trata de un evento en el que tu empresa va a poder justificar su participación con un retorno de la inversión aceptable.

¿Qué os parece?

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