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Gestión de equipos de trabajo online: la magia está en la eficiencia

Publicado por Silvina Moschini en Empresas hace 3 años
Silvina Moschini, CEO y fundadora de Intuic | The Social Media Agency Experta en Social Media Marketing y Visibilidad Online frecuentemente invitada a dar su opinión en medios de prestigio incluyendo...
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Ciertas tendencias cambian el paradigma tradicional del trabajo. Las nuevas tecnologías permiten una mayor flexibilidad laboral, desde el trabajo a distancia sin tener que presentarse en una oficina, hasta la organización de proyectos colaborativos vía web.

Hoy en día, las empresas tienen posibilidades de agrandar su planilla de empleados sin multiplicar sus instalaciones y gastos mediante la tercerización o la contratación de tele-trabajadores. ¿Pero cómo mantener el control sobre los recursos y proyectos?

Con esta idea en mente, KMGi desarrolló Transparent Billing, un software basado en la nube que permite la gestión eficiente del trabajo virtual.

El trabajo online se está convirtiendo en la nueva forma de contratación por excelencia. Hoy un profesional puede trabajar desde la comodidad de su casa, desde la mesa de un bar o incluso sentado sobre el césped en medio de un parque. Solo necesita estar conectado a la red de manera inalámbrica. En este contexto, cada vez más son las empresas que contratan empleados freelance a través de internet. Este sistema les permite mejorar la calidad del trabajo, garantizar que podrán contar con el mejor talento sin importar dónde se encuentre y obtener una reducción de los costos.

Pero, ¿cómo puede hacer una empresa para saber qué están haciendo efectivamente sus empleados? ¿de qué forma puede garantizar que están cumpliendo con las horas de trabajo que han sido pactadas? No importa si se trata de profesionales que trabajan desde la otra punta del mundo o de empleados que están a metros del supervisor en su misma oficina. Lo cierto es que, a la hora medir la eficiencia y la efectividad del personal, las empresas se encuentran con grandes inconvenientes.

Gestión de proyectos de manera remota

La solución pasa por el desarrollo y uso de herramientas web que permiten gestionar proyectos de una manera hasta hace poco inédita. Ya sea para coordinar eficientemente las tareas del personal ubicado en una misma oficina o para supervisar a un equipo profesional distribuido alrededor de todo el mundo, la red nos ofrece plataformas que permiten aumentar la productividad y asegurar la rentabilidad de cada proyecto.

“La gestión efectiva de los equipos de trabajo es una preocupación muy importante para todas las empresas que quieren garantizar la rentabilidad de sus proyectos”, explica al respecto Alex Konanykhin, emprendedor online y CEO de la compañía de desarrollos multimedia KMGi. Según el ejecutivo, los gastos de personal son uno de los componentes más importantes dentro de la estructura de costos de una organización y, si estas variables no son controladas de forma adecuada, un negocio potencialmente rentable puede transformarse en deficitario de manera muy rápida.

Según Konanykhin, el mundo global en el que vivimos exige nuevas formas de operación, más dinámicas y flexibles, que permitan obtener un mayor grado de productividad con un control exhaustivo de los gastos. Su empresa KMGi cuenta con un equipo de profesionales distribuido a lo largo de todo el mundo. De este modo, por ejemplo “podemos contar con el mejor programador web ubicado en Ucrania, y el mejor diseñador gráfico en Barcelona, trabajando de manera coordinada y eficiente sobre un mismo producto”.

Un pantallazo cada tres minutos

Para poder hacer efectivo esta organización de tareas, KMGi desarrolló una herramienta llamada Transparent Billing. A través de esta aplicación la empresa otorga a cada empleado un usuario y contraseña para conectarse al sistema de forma online. Cada tres minutos, la herramienta toma una captura de la pantalla de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, que puede ser visualizada por el empleador desde una plataforma web. De este modo, las empresas pueden tener control del avance de las tareas de cada empleado, y generar el feedback necesario de manera inmediata para corregir errores futuros o desvíos. Así se logra supervisar profundamente cada proyecto, se optimizan los tiempos y, por ende, los costos de cada tarea realizada.

“Todos sabemos que, en ocasiones, cuando contratamos freelancers o externalizamos servicios, perdemos control sobre las tareas y no podemos garantizar que los profesionales efectivamente hayan trabajado por la totalidad de las horas que les estamos pagando”, explica en ese sentido Konanykhin. Uno de los objetivos de Transparent Billing es solucionar este problema.

La herramienta, que en principio había sido creada para uso exclusivo de KMGi, acaba de ser lanzada comercialmente al mercado para que todas las empresas puedan disfrutar de sus beneficios y optimizar el rendimiento de sus equipos de trabajo. “Nuestros propios clientes pudieron ver las ventajas que otorga Transparent Billing en la gestión de sus proyectos con nosotros. Fueron ellos los que nos demandaron que comenzáramos a comercializar la plataforma”, asegura el respecto Konanykhin.

La gestión de equipos de trabajo a través de la web generó un cambio radical en la forma en que se organiza nuestra vida profesional. Cada vez más, los trabajadores tienen la posibilidad de acceder a modalidades de trabajo más flexibles, gracias a las cuales pueden manejar sus propios tiempos e incluso elegir el lugar desde el que trabajan. Pero esto también plantea mayores desafíos para las empresas, que deben garantizar una adecuada gestión de las tareas para asegurar la rentabilidad y permitir la sustentabilidad de los negocios. Tanto para supervisar a un equipo virtual distribuido alrededor del globo como para gestionar adecuadamente al personal que trabaja en oficinas tradicionales, esta novedosa realidad del mercado de trabajo exige nuevas herramientas de gestión a través de la web.

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