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  • OPINIÓN
Cómo pasar de eventos físicos a virtuales maximizando los resultados del evento.
Director General de InfoSol. MBA y Consultor en Dirección, Planeación Estratégica, Mercadotecnia,...

Hemos visto muchos cambios en el panorama empresarial desde que el COVID-19 apareció. El operar desde casa, hace que muchas empresas de todo tipo se vean obligadas a reconsiderar cómo mantenerse conectadas, tanto internamente como con los clientes. Una de las bajas más obvias han sido los eventos de la empresa y de la industria; y ahora los equipos de marketing están operando con poco margen de tiempo, preguntándose si deberían reemplazar su próximo evento con una reunión digital, o simplemente cancelar el evento por completo.

En los últimos meses, hemos visto la cancelación de una diversidad de eventos de diferentes magnitudes; asimismo, muchas empresas de todos tamaños dieron un giro rápido para crear o participar en eventos virtuales con el fin de conectarse y apoyar a sus clientes. El lado positivo ha sido la oportunidad real para que las empresas adopten el cambio y experimenten con una forma diferente de hacer las cosas; y los eventos digitales, cuando se hacen bien, pueden ser increíbles.

Aquí hay algunas ideas sobre cómo planificar y ejecutar un evento digital increíble, incluso con poca antelación.

Ofrece una experiencia poderosa a tu audiencia remota y mantén tu personalidad

Lo más importante que puedes hacer antes de tomar la decisión de organizar tu evento digital es hacerte la pregunta: ¿Qué elemento de tu evento físico necesitas preservar y personificar en un evento online que haga que la audiencia sienta lo mismo? Ahí es donde debes considerar cuidadosamente la personalidad de tu marca y cómo se sienten las personas acerca de tu empresa, y lo que esperan de ella. El seguimiento pre y post al evento, puede desempeñar un papel importante para hacer que tu evento online sea un éxito rotundo. Pequeños toques pueden hacer una gran diferencia en términos de lograr que el evento parezca bastante cercano como si se tratara de un evento en persona.

Estos son los elementos imprescindibles para que tus eventos virtuales sean exitosos e impulsen a tus audiencias a la acción:

  • Estrategia de marketing de eventos virtuales que se alinee con tus objetivos.
  • Herramientas y formatos de tecnología digital que transmitan tu mensaje.
  • Historias claras y convincentes enfatizando la experiencia del cliente.
  • Involucrar a los asistentes virtuales con videos, animaciones y gráficos de alta calidad, divertidos, atractivos y fáciles de digerir.

Contenido relevante y oportuno

Esto debería ser evidente, pero el contenido que desarrolles para tu evento digital tiene que ser oportuno y relevante ahora más que nunca. Concéntrate en lo que tu audiencia más necesita en este momento, y evita hablar de tus últimas ofertas de productos o hacer un alarde exagerado de tus ventajas, que inevitablemente son parte de la mayoría de los eventos en persona. Ese material tiene un momento y un lugar, y un evento digital no lo es. Haz todo lo posible para ofrecer soluciones muy necesarias, ideas innovadoras, todo con un enfoque en lo que tus clientes y clientes potenciales más necesitan de tu empresa en este momento. No te olvides de incluir un poco de temas inspiracionales, y tendrás la receta para el evento digital perfecto, y del cual la gente hablará durante mucho tiempo.

Las mejores prácticas para eventos virtuales exitosos incluyen:

  • Videos pregrabados: brinda a la audiencia acceso a tus videos bajo solicitud. Crea una experiencia que combine elementos de marca y lenguaje claro con una cautivadora presentación de video.Contenido educativo animado: produce contenido 2D y 3D para reducir los costos de producción de los videos tradicionales.
  • Live-streaming: obtén la aceptación (buy-in) para eventos digitales mediante un poco de FOMO (fear of missing out). Los espectadores remotos no querrán perderse nada, ni dejarán de hacer preguntas en este formato de comunidad.
  • Paneles y foros de eventos virtuales: live-stream desde tu oficina o desde tu casa. Organizar un grupo en línea es una excelente manera de involucrar a tu audiencia con una sesión de preguntas y respuestas en vivo.

Respeto a los horarios y desafíos

Una cosa importante para tener en cuenta en este momento, es que las personas que trabajan desde casa tienen muchas más distracciones y responsabilidades que las que tendrían si asistieran a un evento cara a cara. Por ejemplo, muchas personas que trabajan desde casa ahora lo hacen con niños que participan en el aprendizaje en línea en segundo plano o con otras personas que también trabajan desde casa. También es probable que participen en reuniones internas en línea, llamadas con clientes y que se ocupen de otras obligaciones laborales. El desafío aquí es cómo puedes crear y empaquetar contenido para que sea interesante y centrado en sus necesidades individuales, pero también sea fácil de acceder (en sus propios plazos) y haga que quieran participar, en lugar de cerrar la sesión por completo.

Creando un evento digital impresionante: piensa omnicanal

Dentro de las estrategias para la difusión de tus eventos virtuales, es importante extender el impacto de marketing de los eventos digitales más allá de un momento en el tiempo, para mejorar el ROI, generar interés, asistencia y longevidad de la temática - antes, durante y después - trasladando partes de tu evento a través de cuatro diferentes canales de comunicación.

  • Relaciones públicas digitales para impulsar la visibilidad de la temática y de los eventos, incluyendo SEO, enlaces y marketing de contenidos.
  • Medios de comunicación tradicionales de la "vieja escuela" que ahora son una "nueva escuela" y, en muchos sentidos, más valiosos que nunca.
  • Las redes sociales debido a su naturaleza rápida, relevante e interactiva para lograr engagement e involucrar a tus stakeholders.
  • Promocionar a través de Google y Social Ads para impulsar el alcance y la visibilidad de forma acelerada.

Organiza el contenido de tal manera que las personas puedan "acceder" a ciertos segmentos en cualquier momento. Trabajar en casa significa que la gente hace malabares con muchas cosas a la vez. Haz que sea fácil para ellos captar las cosas que más les interesa.

Cuando hayamos logrado superar la crisis de COVID-19, habrá una nueva mentalidad en relación con los eventos, y veremos a más y más empresas, grandes y pequeñas, recurrir a eventos digitales como parte de sus estrategias generales de marketing para eventos. Los eventos reúnen a las personas y los eventos en persona probablemente siempre serán importantes para las marcas. Pero cuando los eventos digitales pueden reunir a las personas en línea, y aun así se sienten cálidos y personales, y también ofrecen un gran valor en lo que se refiere a la información y oportunidades de networking; esta son buenas razones para seguir haciéndolos.

Las empresas exitosas de hoy son las que están dispuestas a pivotear rápidamente, adoptar la innovación y la tecnología, y cambiar las cosas cuando la situación lo requiere. Ya sea que organices tu propio evento digital o participes en uno organizado por un tercero, te sorprenderás de las oportunidades que se presentarán y de las ventas que probablemente generarás.

Director General de InfoSol. MBA y Consultor en Dirección, Planeación Estratégica, Mercadotecnia,...