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Por Redacción - 9 Febrero 2012
Josep Cobarsí-Morales dirige el grado de Información y Documentación de la Universitat Oberta de Catalunya. Es doctor en Organización de Empresas e Ingeniero de Telecomunicación. Es investigador del grupo Knowledge and Information Management in Organisations de la UOC, y como tal ha participado en estudios sobre la creación colaborativa de conocimiento científico y técnico en el CERN (European Organization for Nuclear Research). Es autor del libro Sistemas de Información en la Empresa (Colección El profesional de la información) y director del Master en Dirección y Gestión del Conocimiento en las Organizaciones de la UOC.
Con el hemos abordado algunos de los aspectos más importantes e interesantes acerca de como las empresas manejan y gestionan actualmente la cada vez mayor cantidad de datos digitales generados por la actividad cotidiana y el uso de las redes.
¿Cuál es el panorama de nuestras organizaciones respecto a la información? ¿Disponen de la información adecuada en estos tiempos de crisis?
En términos generales, nuestras empresas y administraciones públicas disponen de servicios y sistemas de información pensados para “automatizar” sus actividades rutinarias, para realizar de forma rápida y eficiente sus operaciones cotidianas y mejorarlas progresivamente. Actualizar estos servicios y sistemas es un reto importante. Pero utilizar la gestión de la información como palanca transformadora más allá de lo cotidiano es una cuestión cada vez más acuciante para salir con éxito de la actual situación de crisis. Y es un desafío apenas abordado. Porque a menudo pensamos en la información como si estuviéramos todavía a finales del siglo pasado, pero el entorno ha cambiado muy rápidamente y debemos aprovechar las oportunidades.
¿Qué tipo de oportunidades debemos aprovechar?
Los datos acumulados por nuestras empresas son un tesoro oculto. Hay una auténtica eclosión de datos digitales generados por la actividad cotidiana y el uso de las redes (registros de pedidos en bases de datos, logs de visitas en los portales corporativos, grabaciones de atención a los clientes, etc.). A día de hoy es tecnológicamente factible cruzar esa multitud de datos (Big Data), explorarlos, vincularlos, resumirlos y presentarlos. Ese nuevo tratamiento abriría posibilidades insospechadas. Es posible ofrecer al usuario una búsqueda ràpida y eficiente de una información concreta cuando de ello se trata. Pero también se le puede proponer, si la situación lo requiere, una experiencia de exploración abierta para descubrir nuevo conocimiento navegando entre los datos. Todo ello facilitaría proporcionar ofertas atractivas a nuestros clientes en tiempo real, lanzar nuevos productos anticipándose a las tendencias del mercado, ahorrar recursos, rediseñar los servicios de atención, establecer vínculos entre empresas, etc.
¿Hay quien aprovecha ya esas oportunidades?
Por supuesto. Por ejemplo, como usuarios de Google, muchos de nosotros aceptaremos una nueva política de datos unificada entre todos sus servicios, anunciada para su entrada en vigor para el 1 de marzo. Ello puede conllevarnos mayores comodidades como usuarios, y sin duda reportará a Google un salto cualitativo en sus capacidades de negocio. Como usuarios individuales de muchos servicios gratuitos de esta y otras empresas punteras, nos hemos ido acostumbrando a contribuir a la creación de grandes almacenes de datos. Sin embargo, apenas hemos empezado a explotar las posibilidades de uso de los datos disponibles en nuestras propias organizaciones.
Mencionas una gran multinacional altamente tecnológica ¿Este potencial es válido también para PYMES o solamente para grandes empresas?
Una empresa, sea cual sea su dimensión, dispone a día de hoy de diversas fuentes y depósitos de datos. Y puede proporcionarse los instrumentos tecnológicos necesarios. La cantidad acumulada es importante, pero no lo es menos el hecho de combinar adecuadamente y explorar esas diversas fuentes y repositorios. Y además las empresas pueden establecer vínculos para compartirlos. Por ejemplo, un portal de comercio electrónico para PYMES puede cruzar, bajo criterios y acuerdos adecuados, los datos de diferentes empresas que aloja y ofrecer nuevas posibilidades de venta cruzada entre ellas, impensables para una empresa individual.
La empresa puede ganar con el tratamiento avanzado de datos, ¿pero ganan los usuarios y clientes?
Usuarios y clientes pueden acceder a nuevos productos y servicios. Pero es cierto que el tratamiento de datos individuales despierta algunos recelos. En este sentido, el tratamiento agregado de los datos, es muy útil para la empresa. Ahora bien, la confidencialidad de los perfiles individuales y la prevención frente a malos usos debe asegurarse en todo momento. También es importante tener claro que todos estamos muy saturados de información (o presunta información) que nos llega por muchas vías. Por ello, sería contraproducente, a partir del tratamiento de sus propios datos, agobiar al usuario con información irrelevante o inoportuna. Si se tienen claros estos principios, los lógicos recelos iniciales que pueda haber se superan.
¿Los datos que acumulan las administraciones públicas son también un tesoro por desvelar?
Efectivamente, la multitud de datos acumulados por las administraciones públicas, adecuadamente tratados y publicados, pueden ser de utilidad para quién quiera emprender un negocio o mejorar el suyo en un determinado entorno geográfico. O pueden ser aprovechadas de formas muy diversas por entidades sociales para optimitzar sus acciones o por ciudadanos individuales para colaborar en la mejora de su barrio o municipio. En este sentido hay unas cuantas iniciativas muy interesantes del llamado Open Data en el extranjero, y algunas en nuestro país.
¿Cómo puede la disciplina de información y documentación ayudar a las empresas a desenterrar el tesoro de sus datos?
En primer lugar, aportando un profundo conocimiento del comportamiento informacional y de las necesidades de los usuarios (sean estos clientes, comerciales, técnicos, directivos, etc.), aplicándolas a servicios y sistemas de información de nuevo cuño. La información debe estar muy bien dosificada y resumida, tener una presentación atractiva, ser fácilmente incorporable a los propios documentos y entorno de trabajo del destinatario. En definitiva, se trata de facilitarnos la vida. Todos nosotros estamos expuestos a multitud de supuesta información en bruto que nos llega continuamente a través de diversos dispositivos. Cada vez somos más impacientes y exigentes, y aquella información que no sea percibida como relevante y fácilmente usable es rápidamente descartada u olvidada.
Otro aspecto a tener en cuenta es el establecimiento de políticas corporativas claras y transparentes respecto al manejo de esos datos. Una empresa o una administración pública no solamente debe ajustarse a la legalidad. Además debe plantearse aspectos éticos no resueltos con el mero cumplimiento de las leyes, mucho más lentas en su evolución que las tecnologías. Y debe ser clara en relación a todo ello, demostrándolo de forma fehaciente ante sus clientes y ante la sociedad. De lo contrario se expone al rechazo de este tipo de iniciativas.
Y por último, también es muy importante preveer los requisitos convenientes respecto al uso de las tecnologías de la información. Por ejemplo, es frecuente la subcontratación de servicios de cloud computing u otros servicios informáticos. En esos casos es clave establecer las previsiones adecuadas legales y técnicas. Nuestro grado de Información y Documentación pretende enfocar de forma interdisciplinar este tipo de cuestiones.
¿Qué particularidades ofrece ese enfoque?
Se tratan de forma integrada los aspectos humanos, los aspectos tecnológicos y las implicaciones organizativas que conlleva la digitalización de nuestro entorno informacional cotidiano. Por ello forman parte del núcleo de la titulación materias como gestión del conocimiento, comportamiento informacional, redes sociales, mercados y legislación o políticas de información. Por otra parte se ofrece un amplio abanico de optativas en consonancia con la variedad de perfiles profesionales: análisis de información, gestión documental y archivo, arquitectura de información y gestión de contenidos, sistemas de información, biblioteconomía y documentación. En muchos aspectos, nuestro grado de Información y Documentación se parece más a las titulaciones de Information Science o Information Management de universidades anglosajonas que a otros grados de Información y Documentación impartidos en nuestro país. También ofrecemos a nuestros estudiantes una apreciable formación de tercer ciclo. Así, dentro del Doctorado de la Sociedad de la Información y el Conocimiento llevamos la línea de gestión de la información. Y ofrecemos el posgrado de Redes Sociales e Intercambio de Conocimiento y el máster en Dirección y Gestión del Conocimiento en las Organizaciones.
Has mencionado unos cuantos perfiles profesionales, como análisis de información o gestión documental entre otros. ¿La proliferación de nombres en este ámbito no puede desorientar a los directivos de las organizaciones?
Y podríamos añadir todavía más perfiles: content curator, community manager, etc. Unos se consolidarán y otros pasarán. Hay que reconocer que se da una cierta “sopa de letras” en este ámbito, lógica en el interesante momento que vivimos. Tengamos en cuenta que la gestión de información es una disciplina reciente, creada al hilo de los cambios tecnológicos y sociales de principios del siglo XXI. En este sentido, la red de Information Schools, que agrupa a las más prestigiosas universidades americanas de la especialidad, fue creada en 2005 a partir de la convergencia de universidades que impartían titulaciones en ámbitos tan diversos como gestión de empresas, tecnologías de la información o biblioteconomía.
Más allá de la cambiante nomenclatura de perfiles, lo importante es que las empresas y las administraciones públicas entienden cada vez más la importancia de estas cuestiones. Y no les resulta fácil encontrar a los profesionales con la calificación adecuada.
