Por Redacción - 6 Abril 2021
Uno de los daños colaterales de la pandemia han sido los eventos. Las ferias, los congresos o las conferencias no se pueden celebrar en un momento en el que se pide aforos reducidos y movilidad limitada a lo necesario. Sin embargo, este tipo de acciones son cruciales para las empresas, ya que son focos de atención sobre temas clave y espacios dar a conocer productos y servicios. También son básicos para hacer contactos. La industria ha tenido que reinventarse y migrar a una agenda de eventos online.
Los eventos virtuales obligan a cambiar la agenda y a reposicionar las prioridades. Por ejemplo, intentar replicar la misma experiencia que en el entorno offline no tiene sentido, por lo que los eventos digitales deben partir de sus propias normas y sus propios elementos básicos. Igualmente, las claves del éxito de los eventos online son distintas a las de los offline. Finalmente, las teclas qué se deben pulsar para mejorar el engagement y lograr una positiva respuesta entre los asistentes deben ajustarse a este nuevo entorno.
Lograr buenos datos de engagement es importante en los eventos corporativos, pero lo aprendido en el universo de los congresos y conferencias de antes no necesariamente vale para el entorno de los eventos online. En este universo, y partiendo de un análisis de BizReport, los organizadores deben centrarse en áreas distintas.
En el análisis de BizReport apuntan que hay que escoger una plataforma que resulte "robusta". Básicamente, lo que hay que comprender es que, a un año vista, los asistentes ya no perdonan tan fácilmente los errores y los fallos en las transmisiones. Tampoco se toleran los apaños un tanto cutres para seguir operando.
Por ello, las cosas deben fluir de forma eficiente y hay que usar la tecnología que cubra las necesidades que genera el evento. Como explica un experto, el evento online debe parecer "profesional y refinado".
En los eventos presenciales, los organizadores deben hacer un trabajo para hacer un seguimiento a la audiencia y garantizar su asistencia. Una vez en el evento, se necesita garantizar que están conectando con lo que está pasando. En los eventos virtuales, se debe hacer igualmente y, quizás, hay que prestarle más atención y más cuidado. Digamos que olvidar el evento en último momento es mucho más fácil, como también reducir el engagement al mínimo.
Por ello, es muy importante, como señalan en el análisis, asegurarse el engagement antes, durante y después del evento. Todo debe hacerse de la manera más ajustada posible para facilitarlo, pero también hay que añadir extras y usar herramientas que lo potencien (desde pre-eventos online a encuestas pasando por un buen uso del marketing de contenidos).
Cuando además lo que se busca es generar leads y que el evento sea una palanca en marketing B2B, no está de más, recuerdan, enviar tras el evento la información generada o los contactos de los ponentes (elementos que hubiesen tenido en el evento real pero que no siempre se aseguran en el virtual).
Durante los primeros meses de la crisis del coronavirus, parecía que había una avalancha de actividades online. Los eventos B2B y los webinars de las marcas competían por la atención de su público con una avalancha de acciones generalistas. Casi se podría decir que lo estresante era el decidir qué seguir, tanto había. Las cosas se han deshinchado un poco, cierto, pero a pesar de ello captar la atención de los potenciales asistentes no es tan fácil.
A menos que el tema sea realmente interesante o relevante para ti, pasas. Los incentivos que tenían muchos eventos offline - desde hacer networking a, para qué negarlo, los buenos pinchos - han desaparecido en el online.
Por ello, los responsables de estos eventos deben lograr captar el interés de los asistentes y usar los elementos que mejoren el potencial engagement. Es decir, deben leer qué es ahora lo que potenciará que sus potenciales asistentes se conecten a sus eventos. Uno de los ejemplos que ponen en el análisis es el de una compañía que vio mejorar sus datos invitando a comer a los participantes con un cupón para una firma de delivery. No solo el ratio de asistentes mejoró, también los resultados en el post-evento (las conversaciones post asistencia crecían).
La pausa café es una parte crucial en los eventos y congresos. Es el momento en el que muchos hacen networking, pero también es cuando los asistentes pueden tener un respiro. Por muy importante que la información sea, un flujo interminable de datos es muy difícil de procesar.
Necesitamos darle un pequeño recreo a nuestro cerebro para no quemar la experiencia. Por tanto, por muy virtual que sea el evento, es muy importante agendar un momento de pausa, de parón para que los asistentes puedan darle un pequeño respiro al cerebro.
A eso hay que sumar que los asistentes sufren ya lo que se conoce como "fatiga de Zoom". Estamos hartos de pasar tiempo delante de nuestras pantallas, tanto desde un punto de vista mental como desde uno físico. Nuestra vista, por ejemplo, pide vacaciones. Esto hace que mantener esa pausa café, por muy ficticia que sea, sea muy importante.
