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  • OPINIÓN
¿Tu organización ya está en teletrabajo o está pensando en hacerlo? ¿cuáles son sus ventajas y desventajas? Y cómo potenciarlo.
Más de 18 años de experiencia en Estrategia y Dirección de productos/servicios. Apasionado por el...

La situación laboral ha vivido grandes cambios con el entorno actual, dentro de los cuales se encuentra el creciente aumento del trabajo remoto desde la casa, de hecho, es probable que en el momento de leer este artículo sea desde tu casa en forma de trabajo remoto. A continuación, verás los pros y contras que he visto con el teletrabajo y recomendaciones para potenciarlo:

PROS:

  • Ahorras el tiempo del desplazamiento desde la casa al trabajo, tanto a la ida como al regreso, lo que te brinda más tiempo para dedicarlo a la familia o para actividades productivas.
  • Eres más productivo, porque en el trabajo en oficina, siempre había espacios de conversación con los demás colaboradores, que podían reducir el tiempo destinado a producción.
  • Tienes mayor flexibilidad en el trabajo, ya que puedes manejar tu tiempo y actividades de tal forma que el enfoque ya no está en la cantidad de tiempo dedicado al trabajo, sino en el trabajo por resultados.
  • En ciertos puestos de trabajo, las preguntas o consultas podrían llegar en momentos donde estabas concentrado en algún reporte o análisis importante. Trabajando desde casa puedes tener mayor posibilidad de concentración y enfoque en realizar este tipo de trabajos sin interrupciones.
  • Puedes disponer de espacios para compartir con la familia que antes no vivías, lo que te permite aprovechar momentos especiales.
  • Siempre que se maneje adecuadamente los espacios virtuales de conexión y gestión de confianza entre el equipo, va a aumentar la motivación y el compromiso, justamente por la confianza presente dentro de este tipo de modalidades de trabajo.

CONTRAS:

  • Trabajar desde casa hace que se pierda el contacto con los colaboradores, por tanto, si no se maneja adecuadamente, puede generarse una sensación de desapego a la organización y al equipo de trabajo.
  • Cuando se trabaja en la oficina, hay una clara transición al dejar la oficina y transportarse al hogar, esto hace que la mente se pueda desconectar y estar en un modo diferente. Al trabajar desde casa, si no se tienen los hábitos adecuados, se puede perder esta transición entre el trabajo y el hogar, lo que puede generar que los horarios de trabajo aumenten y no quede claro el momento en que se debe dejar de trabajar.
  • Si no hay reglas claras de trabajo remoto entre colaboradores, se pueden recibir pedidos de trabajo en horarios de descanso, lo que genera una sobrecarga laboral y puede generar problemas entre colaboradores.

Toda forma de trabajo tiene sus criterios y mejores prácticas para que sean exitosas, el reto está en profundizarlas y personalizarlas para las realidades propias de cada empresa y equipo de colaboradores. A continuación, te muestro algunas recomendaciones que me han ayudado para para maximizar las ventajas y reducir las desventajas del teletrabajo:

Madurez del equipo

Inicialmente es importante conocer el nivel de madurez de los colaboradores para saber como actuar con cada uno. Dependiendo de la experiencia y compromiso se puede conocer el nivel de delegación. Cuando un colaborador inicia en un nivel de experiencia bajo, la delegación será muy detallada y específica, explicando el porqué de cada decisión para que el colaborador considere ciertos criterios para actuar. En este caso, la supervisión deberá ser más frecuente y con más revisiones. A medida que el colaborador gane experiencia, se puede aumentar el nivel de empoderamiento bajo la premisa de que el colaborador investigue sobre lo que hay que hacer y comente lo que haya descubierto para que el jefe tome la decisión, el siguiente nivel sería que además de investigar, evalúe opciones y haga una recomendación aunque aún la decisión esta en el jefe, un nivel superior es cuando el colaborar ha ganado la experiencia necesaria y se le delega la toma de decisiones avisando después el resultado. Finalmente, el nivel más alto de empoderamiento es cuando el colaborar puede tomar las decisiones que considere con total confianza del jefe. Saber en que estado está cada colaborador es importante para saber el nivel de delegación que se realizará y la frecuencia de revisión.

Trabajo por resultados

Hay que definir la forma del trabajo en función de resultados u objetivos que se obtendrán, no en forma de actividades. Algunas métricas pueden ser: costo por mil, # de leads de calidad, # de ventas, tiempos de implementación, retorno de la inversión, costo de emisión de facturas, satisfacción. Hay áreas donde puede ser un poco más difícil establecer indicadores del desempeño de un cargo, pero siempre existen formas de medir el desempeño por resultados. Si no encuentras una medida adecuada, siempre existe la opción de hacer benchmarking en Google y buscar indicadores para tu área de trabajo. Dentro de esto también es necesario que el supervisor o jefe no haga micromanagement, es decir que no se meta al detalle a ver cada cosa que ha hecho el colaborador, sino que le dé su espacio para que tenga cierta flexibilidad y libertad buscando los resultados según el nivel de delegación en que se encuentre.

Confianza y Responsabilidad

Es importante dar un ambiente de confianza, pensando que la mayoría de las actividades que se realizan son para obtener los mejores resultados. Dejar sobre las conversaciones o en la mente dudas sobre la cantidad de horas que destina un colaborador al trabajo afecta este ambiente de confianza. Dicho esto, es necesario que también se defina claramente la responsabilidad que tiene el colaborador y el comportamiento que se espera de él en una u otra circunstancia. Es importante definir lo que es un error, que es muestra de proactividad y mejora, cosa que se debe valorar, de lo que es negligencia, que significa que a pesar de saber que no es correcto, igual se hace. La negligencia no puede ser aceptada y debe restringirse.

Acuerdos comunes

Las diferentes condiciones de comportamiento que se esperan deben ser acordados para que todos sepan lo que se puede esperar de cada uno de ellos. Definir como se entiende la flexibilidad, en tiempo, en metas o en comunicación ayuda, como por ejemplo decir que, si se hacen pedidos en horarios de descanso, se entiende que es porque la persona podría estar recuperando tiempo, pero que el otro colaborador no necesita responderlo inmediatamente, sino dentro de su tiempo de labores. Establecer que los medios de comunicación de mayor importancia, ejemplo, no es lo mismo una llamada telefónica que un envío de mail. El mail puede esperar más, mientras que la llamada tiene mayor urgencia. Establecer rangos de tolerancia para las metas, especialmente cuando hay más incertidumbre sobre las mismas o cuando no hay datos históricos que permitan tener mayor certeza sobre cierta meta. Definir que se entiende por puntualidad, por ejemplo, para uno puede significar que es estar a tiempo a las reuniones, pero para otro puede significar no sólo estar a tiempo para las reuniones, sino entregar los compromisos en las fechas establecidas. La definición clara de los comportamientos esperados plasmados en acuerdos comunes nos permitirá fluir adecuadamente.

Creación de hábitos y rutinas saludables

En teletrabajo es normal que se diluya el espacio entre trabajo y vida persona. En muchos casos puede ampliarse el tiempo de teletrabajo por facilidad, deseo de finalizar actividades o rituales de no dejar la bandeja de correo con elementos faltantes. El pensamiento de 5 minutos más y acabo puede pasar varias veces por la mente y cuando te das cuenta, ya han pasado 3 horas más del tiempo normal. Esto aplica tanto para finalizar las labores diarias, cómo para darse un tiempo para realizar una pausa activa (ya que no es saludable estar sentado completamente 8, 10 o 12 horas diarias) o incluso darse espacio para analizar y reflexionar elementos estratégicos del trabajo. Para esto es necesario acordar hábitos y rutinas con los colaboradores, y motivarles, así como recordarles cumplirlos. Utilizar convocatorias por Outlook o recordatorios para ayudar a los colaboradores a tener un equilibrio en sus horas de trabajo es fundamental.

Organización del tiempo

En teletrabajo, el manejo del tiempo se vuelve más crítico y en necesario apoyarse en herramientas para poder organizarlo de la mejor manera, especialmente cuando es un equipo de alto desempeño que tiene muchas cosas por realizar, sus metas son altas y existe presión por alcanzar resultados (sea presión autoimpuesta enfocada en el logro o por otros). Una buena forma de manejarlo es establecer una lista de actividades a realizar y darles prioridades, luego registrar en la agenda los espacios de tiempo destinados para realizar estas actividades. Dentro de las horas diarias que se destinan al trabajo, hay que considerar que deben considerarse en esos espacios tanto dar respuesta a los correos, cómo la realización de reportes, como realizar análisis, incluso el tiempo para la reflexión, incluso se debe considerar espacios de receso entre reuniones ya que las reuniones virtuales suelen ser más agotadoras que las reuniones presenciales. Si no se planifica adecuadamente estos espacios de tiempo, es probable que la agenda se llene de reuniones y las actividades no consideradas tengan que ser realizadas fuera del horario laboral, cosa que genera desgaste y frustración. Planificar la semana con anticipación y reservar los espacios de tiempo adecuados ayuda mucho para la organización del tiempo en teletrabajo.

Espacios de conexión

Si bien se han perdido los espacios físicos de cafeterías donde se podía conversar entre colaboradores, se pueden crear espacios de conexión de forma virtual, por ejemplo, tener una playlist propia del área que nos conecte y nos haga sentir juntos en cualquier momento. Tener horarios establecidos de conversación abierta, a manera de café virtual entre colaboradores puede ayudar a mantener la conexión. Crear grupos de conversación de mensajería instantánea para comentar cualquier tema también puede ayudar en la conexión.

Reuniones de colaboración

Establecer con cierta frecuencia espacios de colaboración entre miembros de un equipo para revisión de resultados, propuestas, análisis de riesgos y oportunidades ayuda para mantener el sentido de pertenencia. Habilitar estas reuniones ayudan para colaborar más eficientemente. Lo mismo sucede con la habilitación de herramientas de gestión de tareas, que ayuden de forma colaborativa dentro de toda una cadena a gestionar los requerimientos y avanzar de forma ágil en la consecución de objetivos.

Feedback

El feedback se entiende como un tipo de conversación uno a uno entre colaboradores o entre jefe y colaborador. Es un espacio de dos vías, donde cada persona expresa las cosas que están bien y los comportamientos que deben mejorarse o se afinan los criterios para una u otra decisión. El entorno virtual esta práctica es mucho más importante porque puede ser necesario tener una mayor frecuencia de interacción para ajustar lo necesario para fluir como equipo adecuadamente y mejorar el desempeño. Es importante tener estos espacios y darles la frecuencia necesaria para que aporten a la gestión de cada colaborador. Para esto es necesario que este espacio sea ambientado para generar confianza y donde se traten asuntos en profundidad sobre lo que se espera de cada uno y lo que no se ha alcanzado o que se puede hacer mejor, siempre desde la perspectiva de los comportamientos observables y de los hechos concretos que han sucedido.

Nuevos medios de reconocimiento

El reconocimiento del esfuerzo realizado, del trabajo bien hecho o de los resultados alcanzados es importante para que haya el sentimiento de pertenencia y compromiso sobre las actividades y objetivos del equipo. En entornos virtuales, se puede incluir otros espacios dentro de esta práctica, entre ellos, existe la opción de reconocerles públicamente en linkedin. No sólo tiene que ver con valorar el trabajo realizado sino con darles el crédito en público de un desempeño excelente. Encontrar el medio y la forma de dar reconocimiento es una acción que ayuda en teletrabajo a sentir pertenencia.

Reconocer y brindar apoyo sobre la carga de trabajo

En equipos de alto desempeño, donde el compromiso es personal y colectivo para alcanzar grandes objetivos, la carga de trabajo puede ser un peso autoimpuesto para llegar a ciertos resultados. Es importante reconocerlo y brindar apoyo para dosificar la carga enfocándola en los resultados de mayor impacto. Dar una orientación adecuada sobre las actividades que mayor impacto van a generar y darles a ellas la prioridad, mientras que las actividades que no contribuyen con los objetivos pueden ser demoradas es un gran apoyo para minimizar el sentimiento de culpa que puede tener un colaborador de alto compromiso y desempeño.

    Espero que estas recomendaciones te puedan ayudar a un mejor manejo del teletrabajo y seguramente tu puedes tener otras perspectivas y recomendaciones para potenciar el teletrabajo, me agradaría conocerlas. Compártelo.

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