¿Cómo está afectando la crisis al rol del responsable de eventos en empresas? Ésta fue la cuestión principal a la que dieron respuesta tres organizadores expertos, Mayte Sabone de laboratorios Lilly, María Ángeles Sierra de Siemens y José Luis Lanchas de SAP Global Events EMEA en una mesa redonda organizada por MPI (Meeting Professionals International), la mayor asociación internacional de empresas profesionales de eventos y reuniones, y moderada por Óscar Cerezales, presidente de MPI Spain.

La actual ralentización económica ha conducido inevitablemente a la reducción, en mayor o menor medida, del presupuesto que las empresas destinan a sus eventos y a la necesidad de redefinir sus estrategias en búsqueda de una mayor rentabilidad. “En nuestro caso, hemos optado por diversificar y hacer eventos más pequeños, pasando de eventos de 200 personas a actos de 30 a 50 personas”, explicó María Ángeles Sierra. Mayte Sabone habló de la reducción del número de asistentes o de la duración del evento, mientras que José Luis Lanchas destacó el mantenimiento de los eventos más generales y consolidados y prescindir de las repeticiones que se solía hacer de tales eventos.

Beneficio mútuo

En las relaciones con proveedores, se opta por mantener los mismas empresas, e intentar buscar el beneficio mútuo. “En tiempos de crisis, negociamos con los proveedores que ya tenemos, ajustando presupuestos por ambas partes mediante diferentes acciones, como mantener tarifas de años anteriores”, afirmó José Luis Lanchas. Por su parte, Mayte Sabone apuntó que, “hay que aprovechar el momento del mercado para renegociar contratos con los proveedores finales, como hoteles y líneas aéreas”. Ángeles Sierra destacó la necesidad de “buscar sinergias”.

Renegociaciones aparte, la clave está en mantener el nivel de calidad de los eventos a pesar de la bajada de presupuestos. “Pedimos sobre todo flexibilidad y que los proveedores entiendan nuestras necesidades”, explicó la responsable de eventos de Lilly. “Las negociaciones en presupuesto son muchos más intensas. Pero nuestro objetivo es bajar presupuesto sin bajar calidad, ¡y se consigue!”, corroboró María Ángeles Sierra de Siemens.

Recortes

Respecto a los principales recortes en la organización de actos, el responsable de eventos de SAP destacó una menor inversión en el ‘nice to have’, en aquellos elementos que gustan pero que son prescindibles, como regalos corporativos o zonas de lounge networking, así como en catering. “Antes no se miraba con detalle cada partida, ahora se presta más atención a todo.”

En la elección de sedes para eventos, sigue primando la calidad de las infraestructuras pero cambian también los criterios de selección. Lanchas subrayó que, en el caso de los eventos internos, “ha cambiado dramáticamente, sobre todo cuando hablamos de incentivos y viajes de empresa para trabajadores: se ha recortado al máximo pero la gente está muy mentalizada y se acepta celebrar estos eventos en las mismas oficinas o en sitios más cercanos.” La responsable de eventos de Siemens destacó la necesidad, ahora más que nunca, de que el personal de la sede sea lo más colaborativa posible: “No se trata de abusar, sino de que cada uno haga su trabajo. En estos tiempos de crisis, esta tendencia ha ido cambiando y el personal es mucho más servicial.”

¿Una crisis positiva?

No hay mal que por bien no venga, y lo mismo pasará en el sector de los eventos corporativos. La crisis actual servirá, en opinión de los tres expertos, para reestructurar y ajustar el mercado, con el cierre y la fusión de empresas y el mantenimiento de las más consolidadas. “Habrá más profesionalidad. Las empresas que vayan quedando habrán capeado la crisis porque habrán sabido ver las ventajas y adaptarse no sólo en precios, sino también a las nuevas tendencias. En 2010 habrá profesionales más potentes y mejor preparados”, afirmó José Luis Lanchas. Por su parte, María Ángeles Sierra de Siemens destacó que el rol del profesional de eventos saldrá reforzado: “En estos momentos de crisis, cada uno tiene que hacer un trabajo, los de ventas tienen que vender y nosotros tenemos que organizar, por tanto, nuestro perfil saldrá más fortalecido y se nos valorará más”.

El grupo hotelero Meliá apostó nuevamente por MPI, cediendo los espacios de uno de sus hoteles mas emblemáticos, el ME MADRID. Tras la sesión, que obtuvo una asistencia récord de más de 150 profesionales del sector de los eventos, los invitados disfrutaron de copa y networking en el Midnight Rose del ME.

MPI (Meeting Professionals International) es la mayor asociación internacional de organizadores profesionales de eventos y reuniones. Cuenta con 23.000 miembros en todo el mundo. El objetivo de MPI es favorecer la profesionalización y promoción del sector de los organizadores de eventos y supone el mayor foro de networking entre sus asociados. MPI tiene como objetivos: 1) aumentar el reconocimiento corporativo y profesional de los responsables de eventos; 2) favorecer el intercambio de ideas y experiencias profesionales entre sus miembros (networking) y 3) asegurar la formación continuada de sus miembros. En España MPI se funda en el 2006 y es el país donde la asociación ha conocido un mayor crecimiento desde su fundación, lo cual responde a la necesidad de estructuración del sector profesional de eventos en España.

más información
http://www.mpi-spain.org